FAXトラブルよく発生します…

私は中小企業の会社員です。 書類はメールでの送受信が増えてきたものの、まだまだFAXも現役。 とくに年齢層が高い方と書類のやりとりをしたり、イラストに手書きの 修正を書き込んだ資料を迅速に送りたい時はFAXを使います。

そんな私の周りで起こったFAXトラブル。

よくあるのは送付先の送り間違い。 うっかり送ってしまいそうになり「危ない!これ違う送り先だ!」とヒヤっと することもあります。こちらが送信するまえにミスに気がつくこともあれば、 お取引先から宛先の違うFAXが届いている、なんていうこともありました。 そんなときはすぐ発信元のところへ電話してその旨を伝えます。

送信に関してはミスも起こりやすい。 なので今は、FAXをおくるときは複数人で番号を確認してから送信する、 という決まりができました。

ほかに良くあるトラブルは、FAXが届いていて担当者の机に置いたつもりが 間違えて別の人の机に置いていた。ということ。 担当者から「あれ、僕宛にFAXきてなかった??」とフロア内に声がかかり すぐ見つかるといいのですが、机に置いた人も退社していて誰もFAXを見ていなかったりすると、発見するまでに時間がかかります。

ほかにも、FAXで届いた資料を担当者に届けに行くと、あいにく外回りで外出。 とどいたFAXを机に置いて、じぶんの作業に戻るとしばらくたってお客様から電話が。 「????さんに急ぎの件でFAX送ったんだけど…」 FAXだから急がないだろう、と思ったら急ぎの案件だった。ということがありました。 それ以来、不在者の机にはFAXを置かず、複数担当者がいるお客様からの FAXは在席している他の社員に渡す。という決まりになりました。

一番困るのは、まちがえて電話番号宛にFAXを送っているケース。 電話が鳴りでてみると「ピー!」とFAX受信音。 ただ私の会社は電話番号とFAX番号が異なるので、FAXへの切り替えができません。 しかも最近のFAX機は優秀で、通信中でFAXが相手に届かないと、 3分後ぐらいに再ダイヤルをしてくれます。 なので、会社の電話も3分起きに鳴る。という状況。

便利なFAXですが、うっかりミスをしたりすると大変なことに繋がります…。 ちゃんと確認をして、トラブルを未然に防ぐというのは本当に大切だと感じました。

 

⇒ トラブル解消にオンラインfaxが役立ちます!

関連記事