faxのトラブルでまず調べるのは通信レポート

会社でfaxを利用していると、相手に送ったのかどうか、相手から送られてきたのかどうか、よくわからなくなってしまうことがあります。会社では何回もfaxを送ったり送られたりしていますから、その様子をいちいちそばで見ているわけにはいきません。

では、たとえば相手は送ったはずなのに、こちらには届いていないというトラブルがあったら、それは一体どうやって調べれば良いのでしょうか?1番良いのはもう1回送ってもらうことですが、その前にまずやっておくことがあります。それは、通信レポートを印刷してみるということです。通信レポートを印刷すると、何時何分にfaxを受信したのか、送信したのかということがひと目でわかります。それを印刷していれば、相手が送った時間や枚数などを聞き、その時間にきちんとfaxが受信されているかどうかを確かめることができます。

faxのトラブルには、単純に相手先のfax番号を間違えていたり、送信側のfaxがトラブルで送れていなかったり、受信側のfaxがトラブルで送れていなかったりと、さまざまなケースが考えられます。本当ならば送ったときにfax到着確認の連絡をして届いているかどうかを確かめるのが1番安全で確実なのですが、それを怠ってしまったときには、通信レポートによって通信履歴をたどるのがトラブルの解決方法です。

どちらかのfaxにトラブルがあって送れていないのならそのトラブルを解決しなければその先もfaxが使えなくなってしまいますし、それだと困ってしまいます。ですから、通信レポートを見てしっかりとどこに原因があるのかを分析し、分析したら適切な対処をしなければならないのです。そういった手順を踏めば、fax番号が間違っていたというケアレスミスにも対処できますし、faxが壊れていれば即座に修理するというスピーディーな対応をすることができます。ですから、faxに何かトラブルがあったならば、まずは通信レポートで送受信の履歴を確認することがとても大切です。

 

⇒ トラブル解消にオンラインfaxが役立ちます!

関連記事